Il calendario condiviso.Un pratico strumento per organizzare la vita professionale dell’amministratore di condominio
Uno strumento utile per il tuo studio di amministrazione condominiale che nell’organizzazione dello Studio e della tua vita
La vita, professionale e non, dell’Amministratore di Condominio è scandita da impegni, appuntamenti e scadenze importanti: assemblee condominiali, incontri con i fornitori ecc. ecc. Queste possono interessare l’Amministratore stesso ma anche l’intero staff che lo accompagna nello svolgimento quotidiano della professione. Capita, purtroppo, di dimenticare alcune date, e non per incuranza ma per un’errata valutazione dei supporti dove segnare le stesse; utilizzare l’agenda cartacea permette sicuramente di segnare velocemente una data, ma è facilmente dimenticabile sulla scrivania, così come l’utilizzo di mail per promemoria “non organizzato”. A questo va aggiungersi spesso la presenza del personale che, se non correttamente informato e/o organizzato, farà fatica a districarsi fra appuntamenti presi e orari liberi.
Come per altri aspetti importanti della nostra vita, la tecnologia ci viene in soccorso con diversi strumenti utili per ovviare a queste problematiche che permettono anche un ingente risparmio di tempo e, soprattutto, di pazienza.
Molti gli strumenti che ci vengono in soccorso, anche offerti da grandi colossi del Web: Apple, Google, Microsoft su tutti.
Questi strumenti virtuali non permettono soltanto di appuntare i propri impegni comodamente dal proprio smartphone/iPhone, dal proprio tablet/iPad o dal proprio Pc/Mac, ma permettono soprattutto di sincronizzare gli eventi su tutti i propri dispositivi e condividerli con altri utenti, che siano colleghi, fornitori, parenti o amici.
Dopo una lunga e meticolosa ricerca ed esperienza operativa, consiglio caldamente di scegliere fra questi due strumenti utili per svolgere la funzione di calendario condiviso: TeamUp e Google Calendar .
TeamUp
TeamUp è uno strumento non ampiamente conosciuto, almeno nel territorio nazionale, ma che offre diverse opportunità interessanti nella gestione degli appuntamenti. La peculiarità di TeamUp è la possibilità di creare un calendario senza iscrizione, completamente accessibile tramite indirizzo web. L’interfaccia grafica semplice ed essenziale ne favorisce l’utilizzo immediato, oltre per la comodità di renderlo accessibile via link. TeamUp è gratuito nella versione basica tuttavia, nell’ottica della Cybersecurity, consiglio di sottoscrivere almeno il piano Plus che, con 8$/mese, consente l’utilizzo della protezione password oltre che la ricezione diun comodo promemoria via mail ogni mattina, contenente l’elenco gli impegni della giornata.
I vantaggi di TeamUp rispetto ad altri calendari virtuali:
- accesso diretto tramite link;
- accesso utente con username e password non necessario (ma possibile e, quindi, consigliato);
- · organizzabile in sotto-calendari, che permette quindi la gestione in contemporanea di più “aree” d’interesse;
- usabilità dell’interfaccia, molto chiara e semplice;
- presenti le App per l’utilizzo da mobile;
- completamente in italiano.
Il sistema permette la creazione di un calendario in pochi secondi, compilando i campi prestabiliti:
- · Nome calendario
- · Lingua
- · Timezone
- · Indirizzo mail valido
- il tipo di piano (basic – gratuito, plus, premium, enterprise)
- · il layout col quale è possibile generare un calendario preconfigurato per alcuni casi d’uso comuni.
Le scelte possibili in questo caso sono calendario vuoto, Team calendar, reservation calendar, events calendar, conference calendar.
A compilazione effettuata, il sistema genererà un link (che viene anche inviato alla mail indicata, che diverrà amministratore del calendario) per l’accesso; questo link dev’essere tenuto in totale sicurezza, in quanto permette l’accesso a consultazione e modifica del calendario stesso (consiglio come sopra la versione Plus per garantire la sicurezza dello stesso ed evitare complicazioni date da un errato utilizzo “umano”)
Google Calendar
Un altro importantissimo, e davvero conosciuto, strumento utile è il calendario Google; questo permette la condivisione dei calendari e relativi eventi fra collaboratori, partner, amici, parenti, anche tramite gli account personali.
È possibile condividere il proprio calendario organizzandolo in questa modalità: si può creare un nuovo calendario modificabile da più persone, ad esempio un calendario “Progetto” oppure “Ferie” al quale si possono aggiungere eventi, condivisi con le singole persone.
Quando si aggiunge una persona al calendario, si può decidere in che modo visualizzare gli eventi e se la stessa può apportare modifiche. Per utilizzare Google Calendar è necessario che tutte le persone che avranno accesso al calendario dispongano di un account Google.
I vantaggi di Google Calendar rispetto ad altri calendari virtuali:
- accesso protetto grazie all’autenticazione Google;
- organizzabile in sotto-calendari, che permette quindi la gestione in contemporanea di più “aree” d’interesse;
- possibilità di dettagliare maggiormente l’evento, inserendo allegati e descrizioni;
- possibilità di geolocalizzare l’appuntamento che, a click, permette di ottenere le indicazioni per raggiungere il luogo prestabilito tramite Google Maps;
- · notifiche anche via mail, con impostazione dell’anticipo delle stesse;
- presenti le App per l’utilizzo da mobile;
- completamente in italiano.
Che tu scelga TeamUp, per un rapido calendario condivisibile via link, un più strutturato Google Calendar, o di altri strumenti, il mio invito è sempre quello di avvalerti della tecnologia per semplificare ed innovare il tuo lavoro di Studio, ottimizzando la gestione delle incombenze, evitando così di fare figuracce per appuntamenti dimenticati e segnati su qualche foglietto e, soprattutto, dei gran mal di testa.
Manuel De Stefano – Informatico esperto in Cybersecurity
Fonte: https://www.condominioweb.com/amministratore-calendario-condiviso.16365